Datenschutzerklärung
§ 1 Einleitung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten von Ihnen im Rahmen der Anmeldung zu einem Studium und im Rahmen der Erfüllung eines Studienvertrags von uns, der FOM Hochschule für Oekonomie & Management gemeinnützige Gesellschaft mbH, Leimkugelstraße 6, 45141 Essen („FOM“ oder „wir“), erhoben, verarbeitet und/oder genutzt (im Folgenden zusammengefasst als „Verarbeitung“) werden.
§ 2 Verantwortliche Stelle, Diensteanbieter
Die FOM ist die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Anmeldung und der Erfüllung eines Studienvertrags. Weitere Angaben zu uns können Sie § 8 dieser Datenschutzerklärung sowie dem Impressum auf unserer Webseite entnehmen.
§ 3 Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
Soweit im Rahmen der Anmeldung personenbezogene Daten von Studienbewerbern und Studienbewerberinnen verarbeitet werden, erfolgt dies zur Bearbeitung und Verwaltung der Anmeldung. Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Missbrauchsvorsorge und Beweisführung verwenden.
Zur Erstellung von Statistiken über den Anmeldungsprozess anonymisieren wir Ihre Daten. Die anonymisierten Daten und Statistiken werden ausschließlich zu eigenen Zwecken verwendet.
Soweit im Rahmen der Erfüllung des Studienvertrags personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, erfolgt dies zur Bearbeitung und Verwaltung aller Vorgänge im Zusammenhang mit einem Studium. Außerdem können wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Missbrauchsvorsorge und Beweisführung verwenden.
Soweit nachfolgend in dieser Datenschutzerklärung nicht weiter spezifiziert, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Bewerbung und der Erfüllung des Studienvertrags Art. 6 Abs. 1 lit. b) der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“),. Die Missbrauchsvorsorge und Beweisführung beruht auf berechtigten Interessen, Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.
Beachten Sie dabei bitte, dass wir Ihre Anmeldung oder einzelne Vorgänge im Rahmen der Erfüllung eines Studienvertrags gegebenenfalls nicht bearbeiten können, wenn Sie uns nicht die entsprechenden personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen. Insoweit unterscheidet sich eine Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. b), c) oder f) DSGVO von einer Verarbeitung aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie gegebenenfalls erteilen.
Soweit Sie uns eine Einwilligung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. a), 7 DSGVO zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, stellt Ihre Einwilligung die Rechtsgrundlage für diesen konkreten Verarbeitungszweck dar. Eine derart erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Soweit im Rahmen des Digitalen Live-Studiums und der damit verbundenen Anlage und Pflege der Mediathek personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden, erfolgt dies zur Erfüllung des Studienvertrags über das Digitale Live-Studium (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO).
Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Prüfung von Anrechnungsmöglichkeiten/Einschreibehindernisprüfungen im Hinblick auf die Anmeldung zu einer Bildungsmaßnahme an der FOM Hochschule ist Art 6 Abs. 1 lit. e Absatz 3 DSGVO i.V.m. § 63a HG NRW
§ 4 Verwendung der Daten zur Verwaltung, Erfüllung und administrativen Abwicklung des Studienvertrages
Die FOM verarbeitet sämtliche Daten, die im Rahmen der Anmeldung oder der Erfüllung eines Studienvertrags von Ihnen eingetragen und zur Verfügung gestellt werden. Das sind Daten folgender Kategorien: Stammdaten (wie zum Beispiel Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit), Ihr Foto, Kontoverbindungen, Lebenslauf, Informationen zu Ihrem Studiengang und angestrebtem Abschluss, Angaben zu Ihrer bisherigen Schulbildung, Angaben zu einem eventuellen Erststudium, Angaben zu berufspraktischen Tätigkeiten bzw. Ausbildung, Informationen über absolvierte Fortbildungen, Ihr derzeitiger Arbeitgeber und dessen Kontaktinformationen sowie Nachweis über die Arbeitnehmerstellung und sonstige von Ihnen freiwillig gemachte Angaben.
Im Rahmen der Erfüllung eines Studienvertrags verarbeitet die FOM darüber hinaus Daten zur Durchführung und Bearbeitung von Prüfungsleistungen, zur Bearbeitung von Gebühren und Forderungen, zu studienvertragsrelevanten Anträgen wie beispielsweise Urlaubs- oder Verlängerungssemestern, zu Aktivitäten im Online Campus und sonstige von Ihnen freiwillig gemachte Angaben.
§ 5 Verwendungen der Daten im Rahmen der Nutzung von digitalen Angeboten der FOM
Sofern von Ihnen digitale Angebote der FOM wie die Teilnahme an digitalen Lehrveranstaltungen, die Teilnahme an digitalen Prüfungen und digitale Lernplattformen in Anspruch genommen werden, werden neben Daten der Kategorie Stammdaten folgende ergänzende Daten erhoben und verarbeitet.
a) Lernplattformen z.B. Moodle
• E-Mailadresse und Anmeldename und weitere Daten, die Sie in Ihrem Profil einstellen
• persönliches Kennwort (kann geändert werden)
• belegte Kursveranstaltungen
• Aktivitäten in Kursen, Forenbeiträge
• bearbeitete Lernaktivitäten und Lernergebnisse
• Protokolldaten über die Aktivität des Nutzers unter Angabe seiner IP-Adresse, durchgeführter Aktivitäten, Inhalt der Nutzereingabe und Zeitpunkt der Aktivität.
b) Digitale Lehrveranstaltungen, Webinare z.B. über Cisco-Webex oder Zoom
• Video- und Audioaufzeichnung mit der Aufzeichnung Ihrer Person
• Foren- oder Chatbeiträge
c) Digitale Prüfungen
• Matrikelnummer zur Zuordnung des Videostreams
• Aufnahme der ID-Card (Studierendenausweis) oder des Personalausweises
• Aufnahme des Raumes, ggf. also auch des für die digitale Prüfung genutzten privaten Wohnraumes
• IP-Adresse
• Anzahl der angeschlossenen Bildschirme.
• Akkustand des Laptops
• das Webcambild, insbesondere die Bewegung von Augen, Kopf und Mund
• Audioaufzeichnung
• Zwischenablage des Computers, Mausposition, Browsergröße, Inhalte des Browserfensters, weitere geöffnete Browser-Tabs und -Fenster, alle während der Nutzung besuchten Webseiten und geöffneten Anwendungen
Die Erhebung und Verarbeitung der Daten im Rahmen von digitalen Prüfungen ist Teil der Vertragsdurchführung, wenn Sie mit uns die Durchführung dieser Prüfungen als Teil Ihres Studiums vereinbart haben. Ansonsten erfolgt Sie auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
d) Push Nachrichten
Wir bieten Ihnen den Erhalt von Push-Nachrichten über unsere OC-App an, mit denen wir Sie über Vorlesungstermine sowie Klausurtermine und –Ergebnisse informieren. Unsere Dozierenden können über Push-Nachrichten am vereinfachten Veranstaltungs-Bestätigungsverfahren teilnehmen.
Zum Erhalt von Push-Nachrichten aktivieren Sie bitte den Button „Push-Nachrichten“ in den Einstellungen der OC APP.
Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung und damit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Ihre Einwilligung in die Speicherung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zum Erhalt unserer Push-Nachrichten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft durch die Deaktivierung der Push-Nachrichten unter den Einstellungen der OC APP widerrufen.
§ 6 Anonyme Datenverarbeitung zur Webanalyse
Auch bei jedem Zugriff auf unsere Webseite werden verschiedene ergänzende technische Informationen wie z.B. Browsertyp/-version, IP-Adresse des Nutzers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs anhand der von Ihrem Browser übermittelten Daten gespeichert. Auch diese Daten werden anonymisiert und ausschließlich zu statistischen Zwecken sowie zur bedarfsgerechten Gestaltung unseres Internetauftritts verwendet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit Daten aus der Anmeldung, die eine Identifikation des Studienbewerbers oder der Studienbewerberin ermöglicht, erfolgt nicht. Diese Zwecke stellen ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dar.
§ 7 Übermittlung Ihrer Daten
a) Verantwortliche
Soweit wir aufgrund vertraglicher oder gesetzlicher Bestimmungen oder aufgrund Ihrer Einwilligung befugt sind, geben wir im Rahmen des mit Ihnen bestehenden Vertrags Ihre personenbezogenen Daten auch an andere Unternehmen weiter, die Ihre Daten in eigener Verantwortung verarbeiten. Unter diesen Voraussetzungen können folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern Ihre personenbezogenen Daten erhalten:
• Verbundene Unternehmen der FOM iSd. §§ 15 ff AktG;
• Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Aufsichtsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
• Anbieter von digitalen Kommunikationsdiensten (z.B. zur Bereitstellung von Kommunikationsschnittstellen bei der Durchführung von digitalen Prüfungen)
Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
b) Auftragsverarbeiter
Wir setzen bei der Erbringung der konkreten Dienstleistungen verbundene Unternehmen der FOM iSd. §§ 15 ff AktG sowie externe Dienstleister ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten („Auftragsverarbeiter“). Konkret gehören hierzu Unternehmen in den folgenden Kategorien:
• Technische Dienstleister in den Bereichen IT- und Telekommunikation (z.B. Hosting-Provider, Kommunikationsanbieter), Archivierung, Druckdienstleistung;
• Anbieter von Webinar-Software bzw. Videokonferenz-Software wie Cisco oder Zoom
• Anbieter von digitalen Lernplattformen
• Dienstleister im Bereich des Proctorings zur Abnahme digitaler Prüfungen
• Dienstleister im Bereich Medien und Marketing (z.B. Webagenturen);
• Callcenter.
c) Datenübermittlung in Drittstaaten
Sofern von Ihnen digitale Angebot der FOM, insbesondere digitale Prüfungen in Anspruch genommen werden, werden Teile Ihrer Daten (IP-Adresse und ggf. Aufzeichnungen von Service-Anfragen) verschlüsselt in Drittländer außerhalb der EU bzw. des EWR übertragen. Bitte beachten Sie, dass für diese Drittländer kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Sinne von Art. 45 DSGVO besteht. Zum Schutz ihrer personenbezogenen Daten haben wir mit den jeweiligen Datenempfängern in den Drittländern jedoch die Einhaltung geeigneter Garantien gemäß Art. 46 und 47 DSGVO vereinbart. Hierbei handelt es sich um die von der EU-Kommission bereitgestellten Standarddatenschutzklauseln sowie verbindliche interne Datenschutzvorschriften (sog. Binding Corporate Rules). Bei Rückfragen hierzu wenden Sie sich bitte an die in Ziffer 9 genannten Kontaktmöglichkeiten.
§ 8 Dauer der Speicherung Ihrer Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gespeichert soweit und solange dies für die von uns verfolgten Verarbeitungszwecke im Rahmen der Erfüllung des Studienvertrages erforderlich ist. Die Speicherung erfolgt bis zur Beendigung des Vertragsverhältnisses. Soweit über diesen Zeitpunkt hinaus gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen bestehen, die eine weitere Speicherung Ihrer Daten vorsehen, speichern wir Ihre Daten für diese Zwecke auch über die Beendigung des Vertragsverhältnisses hinaus. Daten, für die keine gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflicht über die Laufzeit des Studienvertrages hinaus besteht, werden nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen anonymisiert, sofern sie nicht ausdrücklich und konkret in die weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben.
Im Falle der Zurückweisung Ihrer Anmeldung erfolgt die Anonymisierung Ihrer personenbezogenen Daten erst drei Monate nach Beginn des Studienganges, für den Sie sich angemeldet haben, um Ihnen ein Nachrücken zu ermöglichen.
§ 9 Rechte des Betroffenen, Art. 15 ff DSGVO
a) Recht auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung und Übertragung
Wir geben Ihnen gerne auf Anfrage Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten von Ihnen verarbeitet werden. Sollten Ihre gespeicherten Daten unrichtig sein, so haben Sie einen Anspruch auf entsprechende Berichtigung oder Einschränkung. Sie haben zudem das Recht auf Sperrung und Löschung der bei uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten, wenn der Zweck für die Verarbeitung der Daten wegfällt oder sonstige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen (Art. 17 DSGVO). Sollten der Löschung gesetzliche, vertragliche oder steuerrechtliche bzw. handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten oder anderweitige gesetzlich verankerte Gründe widersprechen, kann statt der Löschung nur die Sperrung Ihrer Daten vorgenommen werden. Darüber hinaus haben Sie ein Recht auf Übertragung Ihrer Daten.
b) Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.
Zur Geltendmachung der vorgenannten Rechte und/oder um nähere Informationen hierüber zu erhalten, wenden Sie sich bitte unter folgender Adresse bzw. Kontaktdaten an unseren Datenschutzbeauftragten:
DataCo GmbH
Nymphenburger Strasse 86
80636 München
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
www.dataguard.de
c) Beschwerderecht
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die in dieser Datenschutzerklärung dargestellte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen gesetzliche Vorschriften verstößt, können Sie hiergegen, unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs, Beschwerde bei der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einlegen.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
§ 10 Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern. Derzeitiger Stand ist Februar 2024.
Über allfällige Änderungen dieser Datenschutzerklärung unter Beachtung der geltenden Gesetze und Verordnungen werden Sie jeweils informiert. Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung auf unserer Homepage unter www.fom.de.